Todo diretor de operação sabe, no fundo, que tem processo custando caro. O que quase ninguém tem é o número. E sem o número, o processo manual continua rodando ano após ano, porque nada que não está medido entra na fila de prioridade.
A boa notícia é que dá para começar a calcular esse custo hoje, com o que você já sabe da sua própria operação. A parte incômoda é que a conta quase sempre sai maior do que a estimativa de bolso. Este texto mostra como fazer essa conta e onde mora o custo que costuma passar despercebido.
O custo que aparece, e o que fica escondido
Quando alguém pergunta quanto custa um processo manual, a resposta imediata costuma ser o salário de quem executa. Se uma pessoa passa metade do dia conciliando planilha, o custo seria metade do salário dela. Simples, e errado por baixo.
O custo visível é só a primeira camada. Embaixo dele estão o retrabalho, o custo do erro, o custo do atraso e o tempo de gente cara resolvendo o que uma máquina deveria resolver. É a soma dessas camadas que forma o número de verdade.
A conta, camada por camada
Pegue um processo manual da sua operação e responda cada item pensando em um mês típico.
Tempo direto de execução. Quantas horas por mês a equipe gasta nesse processo. Multiplique pelo custo-hora carregado, que inclui encargos e benefícios, não só o salário. O carregado costuma ser de 1,5 a 1,8 vez o salário base.
Retrabalho. Quantas vezes por mês o processo volta para ser refeito, por dado errado, campo faltando ou versão desatualizada. Some as horas de quem refaz e as de quem esperava o resultado.
Custo do erro que passa. Nem todo erro é pego. Estime o que os erros que escapam custam por mês, em multa, estorno, crédito ao cliente ou decisão tomada com número furado.
Custo do atraso. O que trava esperando esse processo terminar. Um fechamento que atrasa segura decisão. Um pedido que espera conciliação atrasa caixa. Coloque um valor no que fica parado.
Tempo do time sênior. A camada mais cara e a mais esquecida. Quantas horas de gerente ou especialista são gastas apagando incêndio nesse processo, em vez de trabalho estratégico. Use o custo-hora deles, que é alto.
Um exemplo para calibrar
Considere um padrão comum em operação que cresceu. Uma conciliação financeira que ocupa duas pessoas por meio período, todo dia útil. Os valores abaixo são ilustrativos, ordens de grandeza típicas de mercado, não números de uma operação específica. Servem para mostrar como as camadas se somam.
Tempo direto, cerca de 160 horas no mês, custo-hora carregado na faixa de 60 reais, dá perto de 9.600 reais. Retrabalho recorrente por sistemas que não conversam, some outras 30 horas, mais 1.800 reais. Um gerente sênior gastando 20 horas no mês validando e corrigindo, a um custo-hora bem maior, fácil passa de 3.000 reais. Sem contar o custo do atraso no fechamento, que trava a diretoria.
A estimativa de bolso era metade de dois salários. O número real, só nas camadas que dá para medir, já passa de 14 mil reais por mês. São mais de 170 mil reais por ano, num processo que ninguém tinha na lista de prioridade.
Por que a conta real é sempre maior
Três motivos se repetem. O custo é diluído, então ninguém sente o total, só o pedaço do próprio dia. O custo é distribuído entre várias pessoas e áreas, então ninguém é dono da conta inteira. E as camadas invisíveis, o erro que passa e o atraso, não aparecem em lugar nenhum do orçamento, mas saem direto da margem.
Por isso a conta de bolso engana. Ela enxerga a primeira camada e ignora as outras quatro, que costumam somar mais que a primeira.
O que você não consegue calcular sozinho
O exercício acima coloca você no jogo. Ele mostra a ordem de grandeza e já é suficiente para tirar um processo da inércia. O que ele não entrega é o número auditável, o que resiste a uma reunião de diretoria e vira base para decisão.
Esse número exige cruzar os seus dados reais, sobre um período histórico da sua operação, com um método de medição acordado antes. É a diferença entre uma estimativa que abre a conversa e um business case que autoriza um investimento.
Feche a conta
Você já fez a conta de um processo. Em uma conversa de 30 minutos, a ProcessLabs ajuda a fazer outros, com os seus dados, e a apontar onde a automação se paga. Se não houver retorno claro, a resposta será essa, com franqueza. O objetivo é você sair com um número para decidir, não com uma proposta para assinar.
Agende sua conversa.
